Dienstreise steuerlich absetzen – darauf muss geachtet werden

Kongresse, Messen, Kundenbesuche: Dienstreisen sind in vielen Unternehmen ein fester und unverzichtbarer Bestandteil und für den Geschäftserfolg unerlässlich. Eine Geschäftsreise ist dabei eine willkommene Abwechslung zum Arbeitsalltag und besonders für jüngere Arbeitnehmer:innen ist die Möglichkeit, Dienstreisen zu unternehmen, ein wichtiger Aspekt bei der Berufswahl. Doch aufgepasst: Die Handhabung von Dienstreisen ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, denn die Gesetzeslage hierzu ist unvollständig.

Alles, was es zur steuerlichen Absetzung der Dienstreise zu beachten gibt, ist in diesem Artikel zusammengefasst. ► Fahrtkosten ► Nächtigungskosten ► Pauschbeträge ► Verpflegungsmehraufwand ► Regeln für die Arbeitszeit auf Reisen

1. Definition einer Dienstreise

Unter einer Dienstreise wird ein vorübergehender Aufenthalt außerhalb der üblichen Arbeitsstätte oder dem eigenen Wohnort verstanden. Der auswärtige Aufenthalt zählt aber nur dann als Dienstreise, wenn die Reise nicht zum ständigen Arbeitsbereich gehört. So fällt etwa der Kundenbesuch eines Installateurs nicht unter eine Dienstreise. Zu einer klassischen Dienstreise gehören etwa

• der Besuch einer anderen Niederlassung,
• ein Geschäftsessen oder
• der Besuch einer Tagung.

2. Wer kann die Reisekosten absetzen?

Es ist gesetzlich nicht geregelt, dass Arbeitgeber:innen die Kosten für Dienstreisen übernehmen müssen. Allerdings ist es in den meisten Unternehmen üblich, dass sie für die Dienstreise aufkommen und die Aufwände in Form einer Spesenabrechnung rückerstattet werden. Das Unternehmen kann die Kosten dann als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen.

3. Welche Reisekosten können steuerlich abgesetzt werden?

3.1. Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu einer üblichen Ausgabe während Dienstreise. Hierbei handelt es sich um Ausgaben für Essen und Trinken.

Die Spesen für den Verpflegungsmehraufwand werden allerdings nicht in exakter Höhe erstattet, sondern werden in Pauschale abgerechnet. Die Höhe der Pauschale hängt dabei von der Dauer und dem Ort der Dienstreise ab. Dauert die Dienstreise beispielsweise nicht mehr als 8 Stunden, kann kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Dauert die Reise zwischen 8 und 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14 Euro; ab einer Dauer von 24 Stunden betragen die Pauschale 28 Euro.

Die Pauschale können sich allerdings verringern, wenn beispielsweise ein Hotel inklusive Frühstück oder anderen Mahlzeiten gebucht wird. Ist ein Frühstück inkludiert reduziert sich das Spesengeld um 20 % – also um 5,60 Euro – beim Mittagessen und Abendessen sind es 40 %. Sind im Hotel alle Mahlzeiten inkludiert kann also kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.

3.2. Fahrtkosten

Die Wahl des Transportmittels steht Dienstreisenden grundsätzlich frei. Zu beachten ist allerdings, dass sich die Fahrtkostenabrechnung dementsprechend unterscheidet. Entscheiden sich Dienstreisende dazu, öffentliche Verkehrsmittel, ein Flugzeug oder einen Mietwagen zu benutzen, so werden die Kosten in voller Höhe rückerstattet.

Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Ausgaben mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden kann. Wird die Reise mit einem Dienstwagen angetreten, spiegeln sich die Ausgaben automatisch in den Betriebsausgaben wider.

Bei der Nutzung des privaten PKWs gibt es zwei Möglichkeiten: entweder können die Kosten über einen individuellen Kilometersatz oder über einen pauschalen Kilometersatz rückerstattet werden. Die gefahrenen Kilometer sollten dabei in jedem Fall in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden, damit die Wege bei Bedarf nachgewiesen werden können. 

3.3. Nächtigungskosten

Die Nächtigungskosten für ein Hotel, Apartment oder eine andere Unterkunft können entweder in voller Höhe zurückerstattet werden, oder es können wiederum Pauschale angewendet werden. Ähnlich wie beim Verpflegungsmehraufwand sind die Pauschale deutschlandweit einheitlich – 2022 betragen sie 20 Euro pro Nacht.

Mahlzeiten, die in der Unterkunft konsumiert wurden, gehören dabei nicht zu den Übernachtungskosten und müssen vom Betrag abgezogen werden. Wenn Reisende nicht in einer Unterkunft, sondern privat bei Freunden oder Verwandten unterkommen, können diese Pauschale nicht angewendet werden.

3.4. Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten fallen letztlich alle Kosten, die weder zum Verpflegungsmehraufwand, den Fahrtkosten oder den Nächtigungskosten zählen. Hier können beispielsweise Kosten angesetzt werden, die für die

• Aufbewahrung des Gepäcks angefallen sind,
• Eintrittskosten,
• WLAN-Kosten,
• aber auch Kosten, die durch den Verlust oder Diebstahl von Gegenständen entstanden sind.

Bei Reisenebenkosten ist es ebenfalls wichtig, dass die zugehörigen Belege aufbewahrt werden, um die Ausgaben nachzuweisen und geltend machen zu können. Die Reisenebenkosten werden dann in voller Höhe rückerstattet.

4. Was gibt es steuerrechtlich bei einer Dienstreise ins Ausland zu beachten?

Deutschlandweit sind die Pauschale, die für die Reisekosten angewendet werden können, einheitlich. Findet die Dienstreise im Ausland statt, sind die Pauschbeträge unterschiedlich: Sie hängen von den örtlichen Lebenshaltungskosten ab.

Dabei sind die Pauschbeträge auch nicht nur von Land zu Land unterschiedlich, sondern können sich auch innerhalb eines Landes unterscheiden. So sind etwa die Pauschale für die Dienstreise in London höher als in Manchester. Die Pauschbeträge für Dienstreisen im In- und Ausland ändern sich von Jahr zu Jahr und sollten daher vor jedem Antritt noch einmal überprüft werden.

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht hierfür jährlich ein Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen. Darin sind die aktuellen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten in verschiedenen Ländern aufgeführt. Abgesehen von den internationalen Unterschieden bezüglich der Pauschale macht es steuerrechtlich allerdings keinen Unterschied, ob die Dienstreise im In- oder Ausland stattfindet.

5. Dienstreise ohne Spesen

Je bequemer und stressfreier die Abwicklung der Reise für Geschäftsreisende, desto zufriedener sind sie – das steigert wiederum die Motivation während und nach der Reise. Selbst wenn Arbeitgeber:innen die Reisekosten übernehmen, kommt es häufig vor, dass die Kosten für die Dienstreise aus eigener Tasche vorgestreckt werden und erst in Form einer zeitaufwendigen Spesenabrechnung rückerstattet werden.

Firmenkreditkarten ermöglichen es, dass Mitarbeiter:innen in unbegrenzter Anzahl physische und virtuelle Karten mit einem Zweck erstellen können, die mit dem Geschäftskonto verbunden sind. Die Karten werden dabei mit einem Limit ausgestattet. So kann beispielsweise eine Karte für die Dienstreise erstellt werden: alle Ausgaben, die während der Reise anfallen, werden dann bequem über die Kreditkarte bezahlt. Dadurch wird es Mitarbeiter:innen ermöglicht, flexibel während der Reise zu handeln, ohne dass es zu Privatauslagen kommen muss – damit gehört die Spesenabrechnung der Vergangenheit an.

6. Fazit

Ob und in welcher Höhe die Reisekosten abgerechnet werden, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Daher ist es wichtig, sich vor Reiseantritt dahingehend zu informieren, inwieweit die Kosten übernommen werden. Generell gilt, dass alle unternehmensbezogenen Ausgaben nachgewiesen werden müssen – daher sollten die zugehörigen Belege stets aufbewahrt und im besten Fall sofort digitalisiert werden. Eine große Erleichterung sind hier Firmenkreditkarten. Alle Ausgaben für die Dienstreise können bequem über die Kreditkarte getätigt werden, wodurch es zu keinen Privatauslagen kommen muss. Außerdem sind die Ausgaben direkt dokumentiert und können nachverfolgt werden.

7. Video: Dienstreise und Arbeitszeit – welche Regeln gelten?

Länge: 5 Minuten

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