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Das Lohn- und Personalabrechnungssystem in Deutschland ist äußerst komplex. Bis auf Italien gibt es laut entsprechender Untersuchungen weltweit kein Land, in welchem Arbeitgeber ähnlich komplizierte Berechnungen bei den Abrechnungen beachten müssen.

 
 

Komplizierte Zusammensetzung

Ursache für die Komplexität des deutschen Abrechnungssystems sind unter anderem der hohe Aufwand für das Verwalten von Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten, der gesamte Prozess der Gehaltsabrechnung, gesetzliche Meldungen, Erklärungen und Bestimmungen sowie Einflüsse geografischer Natur auf die Lohnhöhe. Auch das in Deutschland ebenfalls sehr komplizierte Steuersystem spielt hier eine nicht unwesentliche Rolle. Der Arbeitnehmer muss anhand der Lohnabrechnung eindeutig erkennen können, wie sich sein Arbeitsentgelt genau zusammensetzt. Auf ihr müssen alle Abzüge (Finanzamt, Krankenkasse, Sozialversicherung etc.) aufgelistet sein.

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Aufwand nicht unterschätzen

Für Arbeitgeber ist alleine die Lohn- und Gehaltsabrechnung daher mit viel Aufwand und Arbeit verbunden. Den nötigen Aufwand sollte man daher nicht unterschätzen, die Lohnbuchhaltung ist mehr als die reine Nettolohnabrechnung und wird seit Jahren nicht unkomplizierter. Für das Berechnen von Gehaltsbescheinigungen müssen auch immer sensible Mitarbeiterdaten herangezogen, bei denen immer engere Vorgaben zum Schutz dieser Daten eingehalten werden müssen. Große Unternehmen beschäftigen daher in den meisten Fällen eigene Lohnbuchabteilungen, um allen Anforderungen an die Abrechnungen gerecht zu werden. Excel und Co. erleichtern den Aufwand in diesem Falle kaum bis gar nicht. Wenn Arbeitgeber hier keinen eigenen Buchhalter beschäftigen, können sie sich jedoch anders behelfen und den Arbeitsaufwand deutlich senken.

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Lösung 1: Outsourcen

Wie viele andere Bereiche auch wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung von zunehmend mehr Unternehmen an externe Experten ausgelagert. Durch dieses Outsourcing kann eine deutliche Erleichterung für das Unternehmen geschaffen werden, dennoch sollte man einige wichtige Punkte beachten.

  • Der gesamte Leistungsumfang des externen Dienstleisters sollte schwarz auf weiß festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden
  • Bestenfalls wendet man sich an einen Dienstleister, der voll und ganz auf Lohnservice spezialisiert ist und nicht noch zahlreiche andere Services anbietet
  • Aufgrund datenschutzrechtlicher Aspekte müssen alle Daten von dem Unternehmen nach der Abrechnung von dem Dienstleister gelöscht werden. Auch das sollte schriftlich festgehalten werden
  • Der Dienstleister sollte einen kompetenten, konkreten Ansprechpartner bereithalten, um jederzeit auf Rückfragen oder Anfragen antworten zu können

Bei der Auswahl eines entsprechenden Dienstleisters ist also Vorsicht geboten. Gute Reputation, eine hohe Kundenzufriedenheit und bestmöglich einen Firmensitz in Deutschland sind Kriterien, die man bei der Auswahl beachten sollte. Es gibt zahlreiche unseriöse Anbieter auf dem Markt, die keinen geeigneten Service bieten können. Bevor man sich also dazu entschließt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung an ein externes Unternehmen auszulagern, sollte man sich genau über den jeweiligen Anbieter informieren, um böse Überraschungen zu vermeiden.

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Lösung 2: Spezielle Software

In den meisten Firmen kommen für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie für andere Bereiche der Buchhaltung spezielle Softwarelösungen zum Einsatz. Wer eine solche Software nutzt, kann Arbeitsaufwand, Zeit und somit bares Geld bei der Abrechnung einsparen. Weiterhin ergeben sich aus der Nutzung einer solchen Software zusätzliche Vorteile. Dazu gehören unter anderem:

  • Der Arbeitsaufwand für Lohn- und Gehaltsabrechnungen wird stark verringert, die gesamte Lohnbuchhaltung kann theoretisch von einem einzigen Mitarbeiter erledigt werden
  • Externes Fachpersonal wird nicht benötigt, Fachkenntnisse die zum Ausfüllen der Abrechnungen benötigt werden, werden von dem Programm erläutert
  • Alle wichtigen Mitarbeiter Stammdaten können unkompliziert verwaltet werden
  • Alle Abrechnungen werden aufgrund der jeweils aktuellen Gesetzeslage erstellt
  • Die Software bietet die Möglichkeit, jederzeit einen genauen Überblick über alle Ausgaben für Personal und Mitarbeiter zu haben
  • Das Fehlerrisiko bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen wird signifikant gesenkt
  • Alle Datenschutz-Aspekte werden von einer guten Software eingehalten
  • Für den Jahresabschluss lassen sich alle wichtigen Daten schnell und unkompliziert an die Buchhaltung weiterleiten

Neben Softwarelösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen Unternehmen eine Reihe weiterer Software Lösungen für die unterschiedlichsten Bereiche, etwa Fahrtenbuch, Rechnungen, Mahnungen, Angebotserstellung etc. zur Verfügung. Durch das Nutzen solcher Software Lösungen werden neben den Zeit- und Geldeinsparungen, vor allem die gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Aspekte eingehalten. Hier kann es oft zu Fehlern kommen, welche weitere Probleme mit sich bringen können.

Gerade, wenn Lohn- und Gehaltsbestandteile besonders komplex sind (Beispiele: Inanspruchnahme eines Firmenwagens über die 1%-Regelung, komplizierte Steuerklassen, Mehrfachbeschäftigung, Vermögenswirksame Leistungen, Fahrtengeld, Spesen, ...) zahlt sich eine professionelle Software mehr als aus und verhindert, dass man hier den Überblick verliert.

Schnelligkeit und Effizienz

Um dauerhaft konkurrenzfähig zu bleiben, ist es heute immer wichtiger, alle anfallenden Unternehmensaufgaben schnell und effizient zu bearbeiten. Outsourcing ist ein entscheidender Faktor für die Wirtschaftlichkeit vieler Unternehmen. Weiterhin ist es heute nahezu unmöglich, die anfallenden Aufgaben ohne Softwareunterstützung zu bewerkstelligen. Eine breite Palette an spezieller Software vereinfacht viele Arbeitsprozesse und hilft zudem bei der Verwaltung und Organisation von Daten.

Der Beitrag ist eingeordnet unter:

Vom gelassenen Umgang mit Sparen, Geldanlage, Versicherung und Vorsorge

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