Der Auftritt auf einer Messe ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden. Damit es sich auch lohnt, muss der Messeauftritt geschickt organisiert sein. Schließlich gibt es viel zu tun: Die Reise selbst und die Unterkünfte für die Mitarbeiter müssen gebucht, der Messestand gebaut und die Exponate transportiert werden. Außerdem dürfen Broschüren und Werbegeschenke nicht fehlen. Ebenso wie Hostessen und das Catering gebucht werden müssen. Dazu nachfolgend die Top 8 der wichtigsten Punkte für eine stressfreie und vor allem erfolgreiche Messe.
Das Auswählen der Messe
Hier liefert eine Jahresplanung den nötigen Überblick über relevante Ausstellungen. Diese sollte sich jedoch nicht nur auf regionale Veranstaltungen fokussieren, sondern auch bundesweite Möglichkeiten aufzeigen.
Dabei sollte ganz genau erörtert werden, ob nicht auch das benachbarte Ausland für einen Messeauftritt in Frage kommt. Wichtig ist, dass die finanziellen Ressourcen des Unternehmens berücksichtigt werden und sich genau überlegt wird, an welchen Messen das Unternehmen teilnehmen sollte. Auch muss das Budget für so eine Messeaktion je nach Entfernung und Anfahrtskosten entsprechend kalkuliert werden.
Das Definieren von Zielen
An dieser Stelle sollte sich der Unternehmer fragen, welches Ziel verfolgt wird: Liegt der Schwerpunkt darauf,
- neue Kunden zu gewinnen,
- soll ein neues Produkt präsentiert werden
- oder geht es einfach nur darum, das Image der Firma zu pflegen?
Die gesamte Planung und die damit einhergehende Strategie hängen vom gewählten Messeziel ab, weshalb dieses bereits mehrere Monate vor der Messe definiert sein sollte.
Das Erstellen des Zeitplans
Wichtig ist, dass vor der Messe ein detaillierter Zeitplan aufgestellt wird, welcher sämtliche Anmeldefristen und Services umfasst, die für den Messeauftritt benötigt werden:
- Anschluss für Telefon und Internet
- Installation von Wasser und Elektrik
- Messekatalog-Eintragung
- Ausweise für Aussteller und Aufbau
- Kostenlose Eintrittskarten (Mitarbeiter, Stammkunden, Lieferanten)
- Parkberechtigungen
Das Versenden von Einladungen
Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Einladungsmarketing zielgruppenspezifisch ausgerichtet ist. Dazu könnte beispielsweise der Vertriebler Neukunden telefonisch akquirieren. Wenn nur ein Bruchteil dieser Neukunden vorbeikommt, ist der Messe-Erfolg einen guten Schritt näher gerückt.
Im Fall von Zusagen sollten unbedingt Termine ausgemacht werden. Schließlich haben die Entscheider auf einer Messe heute ausschließlich feste Termine.
Die Einladungen sollten zudem einen definierten Nutzen als Botschaft enthalten. Was hat der Kunde von einem Besuch des Messestandes? Hier sollte die Antwort nicht "Kugelschreiber" lauten.
Das Kommunizieren des Messeauftritts
Bevor es auf die Messe geht, sollte die Teilnahme daran groß bekanntgegeben werden: Im Internet, im eigenen Newsletter und auch in der E-Mail-Signatur.
Es können aber auch Anzeigen geschaltet werden. Gewinnspiele locken ebenfalls Besuch an den Messestand.
Wichtig ist, dass ausreichend Preislisten, Prospekte und Visitenkarten vorhanden sind.
Dabei dürfen natürlich auch die Werbegeschenke nicht fehlen. Bedruckte Tassen sind ein beliebtes Werbegeschenk. Diese bieten viel Platz für das Firmenlogo, die Unternehmens-Philosophie oder ein gezielter Werbe-Slogan.
Tipp: Im Gegensatz zu einem Kugelschreiber können bedruckte Tassen aussagekräftigere Botschaften transportieren.
Das Planen des Messestands
Viele Veranstalter geben vor, woraus ein Messestand gebaut und wie groß dieser sein darf. Diese erlassenen Vorschriften sollten rechtzeitig angefordert werden, damit der Messestand geplant werden kann.
Wichtig ist, dass bei der Planung auf extra Räume für zum Beispiel vertrauliche Gespräche, für eine kleine Küche oder zum Lagern von Materialien geachtet wird. Hilfreich ist dabei eine Zeichnung, wie der Messestand später aufgebaut sein soll.
Das Beauftragen von Zuarbeitern
Wer nicht das nötige Know-how dafür besitzt, alles selbst in die Wege zu leiten, sollte sich rechtzeitig nach geeigneten Fachkräften umschauen:
- Installateure
- Schreiner
- Übersetzer
- Dekorateure
- Elektriker
- Hostessen
- Caterer
Dabei ist es sinnvoll, im Vorfeld mehrere Angebote einzuholen, um die Preise in Ruhe vergleichen zu können und gegebenenfalls Bewertungen zu lesen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass auf der Messe nichts dem Zufall überlassen wird.
Das Abschließen von Versicherungen
Es ist ratsam, vor der Messe bei der Versicherung nachzufragen, ob abgeschlossene Policen auch greifen, wenn auf der Messe etwas schiefgeht. Falls nicht, sollten entsprechende Risiken wie zum Beispiel Diebstahl, Transportschäden, Feuer oder Haftpflicht abgedeckt werden.
Fazit: Optimale Planung für einen erfolgreichen Messeauftritt
Vor allem Messe-Neulinge starten einen Blindflug. Damit der Messeauftritt jedoch perfekt wird, sollte eine umfassende Planung angestrebt werden. Das Ankündigen ist ebenso wichtig, wie die Zuarbeit und der Versicherungsstatus. Aber auch Visitenkarten, Flyer und Werbegeschenke machen einen erfolgreichen Auftritt aus. Bedruckte Fototassen, wie es sie zum Beispiel bei Tassendruck.de gibt, gelten als Königsdisziplin der Werbegeschenke. Es gilt zudem, rechtzeitig Angebote für Dienstleister rund um den Messeauftritt einzuholen und zielgruppengerechte Einladungen zu versenden. Der Messeauftritt muss ausreichend versichert sein.
