Was versteht man unter einem Managed Print Service?
Unter dem Fachbegriff Managed Print Service, der ebenso unter der Abkürzung MPS auf dem Markt bekannt ist, versteht man alle professionalisierten Maßnahmen sowie Produkte, die für den Drucker, den Kopierer, verschiedene Multifunktionsgeräte sowie den Scanner benötigt werden, um eine kontinuierliche Einsatzbereitschaft des Systems sicherzustellen. Parallel erlangt der Kostenfaktor in diesem Kontext einen ebenso fundamentalen Stellenwert im Vergleich zur Einsatzbereitschaft der Geräte. Hierbei möchten Kunden ebenso die Verwaltung der Gerätschaften aber auch die Pflegeaufwendungen so minimal, wie nur irgendwie möglich halten. Die gesamte Druck-Infrastruktur soll effizient, nachhaltig und vor allem auch unternehmerisch sinnvoll gestaltet werden.
Im Regelfall bieten Anbieter, von MPS Dienstleistungen, folgende fundamentale Bestandteile in ihrem Angebotsportfolio an:
- Verbrauchsmaterialien sowie alle relevanten Ersatzteile
- Spezifische Hard- und Software
- Die Installation und Deinstallation wichtiger Komponenten
- Die Reparatur und auch die Wartung
- Die Bestellung und auch Abrechnung alle relevanten Komponenten
- Die Beratung und die Auswertung der Dienstleistung und der Funktionsweisen
Fundamental wird der Kern des MPS Konzeptes von einem intelligenten und auch effizienten Management von Software- und Hardwarekomponenten sowie von verschiedenen Dienstleistungen, wie der optimalen Organisation aller notwendigen Verbrauchsmaterialien, gebildet.
Hinter dem Konzept befinden sich in Summe Softwarelösungen, die heutzutage sowohl von Herstellern, Systemhäusern aber auch von verschiedenen Serviceunternehmen am Markt angeboten werden. Ein Managed Print Service ist deshalb möglich, da die aktuellen Druckgeräte eine Unmenge an Daten erzeugen und verarbeiten können. Softwarelösungen, die der ganzheitliche Ansatz des MPS Konzepts bereithält, werten diese Datenflut sinnvoll aus und erschaffen relevante Informationen, die der Managed Print Service benötigt.
Weshalb ist ein Managed Print Service unternehmerisch hilfreich?
Deutsche Unternehmen investieren per anno circa 34 Milliarden Euro in Druckvorgänge. In Abhängigkeit der Wirtschaftsbranche können die Druckkosten einen Budgetanteil von 3 bis 6 % des Unternehmensumsatzes bilden. Der Kostenfaktor des Druckbereichs setzt sich hierbei aus drei wesentlichen Bestandteilen zusammen.
- Zum einen fließen in die entsprechenden Betrachtungen die direkten Verbrauchskosten, wie der Tonerverbrauch, der Verbrauch an Tintenpatronen, der Verbrauch von Energie sowie die Kosten für das Papier mit ein.
- Ein zweiter Bereich, der hierbei greift, sind die indirekten Kosten für den Verbrauch. Hierzu zählen ganz fundamental Aufwendungen für die EDV, Schulungskosten der Mitarbeiter sowie Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen.
- Der dritte Bereich entfällt auf die reinen Hardwarekosten, die auf die Drucker- und Multifunktionssysteme entfallen.
Verschwendung inhärent
Druckerpapierkosten bilden einen sehr großen Anteil aller direkten unternehmerischen Verbrauchskosten. Im Allgemeinen wird dieser Aspekt bei den Mitarbeitern der Unternehmen jedoch kaum beachtet. Verschwendung von teurem Papier ist hierbei unternehmerische Realität. Im Durchschnitt wird von sechs bedruckten Blättern mindestens ein Blatt Papier weggeschmissen.
Ein entscheidender Vorteil hierbei ist, dass sich durch ein kompetentes MPS die Gesamtkosten der Print-Infrastruktur systematisch analysieren und vor allem optimieren lassen. Zu den häufigsten Optimierungsansätzen in diesem Bereich zählen das Dokumentenmanagement und die Dokumentenprozesse, die sich zumeist vereinfachen aber auch vollautomatisieren lassen.
Wer bietet Managed-Print-Services an?
Erfolgreiche Managed Print Services werden oftmals durch autarke Dienstleister angeboten. Diese Dienstleister haben sich auf diesen Bereich spezialisiert. Kunden können hierbei von der breiten Erfahrung und Expertise der Dienstleister profitieren und sich auf einen Fachmann verlassen.
Zu den spezialisierten Marktteilnehmern in diesem Segment zählen Software-Anbieter, Systemhäuser, Druckgerätehersteller oder auch IT Dienstleister.
Das Optimieren und das Verwalten einer intakten Druck-Infrastruktur sind im Regelfall mühsam und vor allem zeitaufwendig. Man findet am Markt mittlerweile eine Reihe von Anbietern. printer4you.com ermöglicht auf diesem Wege dem Kunden durch wenige Klicks beispielsweise eine umfassende Preistransparenz der Marktangebote.
Alle Kosten im Auge
Die meisten Anwender erwerben neue Druckgeräte aufgrund des vermeintlich günstigen Anschaffungspreises, ohne die Berücksichtigung weiterer entstehender Betriebs- und Folgekosten. Darum sollte man sich einen umfangreichen Überblick bezüglich aller weiteren Kostenaspekte verschaffen. Kleine und auch mittelständische Unternehmen können hierbei von technischen Aspekten profitieren, die in diesem Ausmaß bislang nur Großunternehmen zur Verfügung standen. Hierunter fällt ganz primär eine erhebliche Verbrauchsmaterialersparnis, die mit einer nachhaltigen Kaufberatung und weiteren Serviceleistungen ergänzt wird. Der entscheidende Vorteil für den Kunden befindet sich hierbei in dem ganzheitlichen System.
Wie erfolgt die Durchführung eines MPS Projektes?
Um eine Basis für den unternehmerischen Erfolg zu kreieren, muss zunächst eine umfangreiche Prozessanalyse und auch Bestandsaufnahme initiiert werden. Diese Ist-Analyse bildet die Grundlage für den entsprechenden späteren Erfolg in der praktischen Umsetzung.
Nachdem man unternehmensintern alle relevanten Parameter untersucht hat, erfolgt eine weitere spezifische Bedarfsbestimmung der Unternehmensbereiche und der einzelnen Standorte.
Danach bestimmt man die bestehende Grundinfrastruktur. Experten kreieren einen optimalen Sollzustand, den es zukünftig zu erreichen gilt. In diesem Rahmen wird infolge dessen ein Optimierungsplan erstellt, der später umgesetzt werden soll, um den ganzheitlichen Aspekt des MPS unternehmerisch durchzuführen und erfolgreich leben zu können.
