Rechnungsstellungsprogramm für kleine Unternehmen – worauf ist zu achten?

Fakturierungsprogramme sind eine zuverlässige Methode, um einen Teil der Prozesse in einem Unternehmen zu vereinfachen. Deshalb werden sie nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch in kleinen Betrieben eingesetzt. Für Letztere gelten besondere rechtliche Grundsätze für die Rechnungsstellung, so dass es sinnvoll ist, ein spezielles Rechnungsstellungsprogramm für kleine Unternehmen zu verwenden.

Auf diese Punkte sollten Sie bei der Auswahl eines Rechnungsstellungsprogramms achten ► Grundlegende Fähigkeiten und Funktionen ► Nützliche Zusatzfunktionen ► Vorteile ► Weitere wichtige Aspekte für die Entscheidung

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1. Programm für die Rechnungsstellung: Was ist das?

Jedes Unternehmen und jeder Selbstständige ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen: Schließlich müssen die verkauften Produkte oder Dienstleistungen bezahlt werden, um die entstandenen Kosten und Gewinne zu decken.

Ein Programm zur Rechnungsstellung für kleine Unternehmen erleichtert diesen Prozess durch eine geeignete Infrastruktur. Es bietet die Möglichkeit, individuelle Rechnungen zu entwerfen, zu erstellen, zu versenden und pro Verkauf zu verwalten. Dies ist ein entscheidender Vorteil für kleine Unternehmen, denn die manuelle Erstellung von Rechnungen ist zeitaufwändig und lässt Raum für Fehler und Irrtümer. Auch die Archivierung ist einfach, so dass frühere Rechnungen schnell wiedergefunden werden können, viel schneller als in einem Papierarchiv (obwohl das eine das andere nicht ausschließt).

2. Rechnungsstellungsprogramm für kleine Unternehmen - was ist der Unterschied?

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer bietet den Vorteil in den verschiedenen Formen der Selbstständigkeit auszuhelfen. Wer sich selbständig machen will, kann entweder ein Kleingewerbe im Nebenerwerb anmelden oder sich für eine Vollzeitselbständigkeit entscheiden. Das Finanzamt stuft die Tätigkeit entsprechend ein und prüft, ob es sich tatsächlich um ein Kleinunternehmen handelt. Wenn dies der Fall ist, kommt die (günstige) Regelung für kleine Unternehmen ins Spiel. Demnach dürfen im Vorjahr maximal 22.000 Euro und im laufenden Jahr maximal 50.000 Euro verdient werden.

Diese Regelung hat den Vorteil, dass Kleinunternehmer die Mehrwertsteuer nicht auf der Rechnung ausweisen müssen. Dadurch entfällt auch die Steuer, die sonst an das Finanzamt gezahlt werden müsste. Das bedeutet aber auch, dass die ausgewählte Rechnungssoftware diese Rechtsform kennen und anwenden können muss. Wenn das der Fall ist, ist das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer zumeist auch in anderen wichtigen Punkten alltagstauglich.

3. Dies sind die Vorteile von Rechnungsstellungsprogrammen für kleine Unternehmen

Grundsätzlich sind Fakturierungsprogramme für Unternehmen jeder Größe sinnvoll. Solche Module bieten die folgenden Vorteile:

• Die Erstellung von Rechnungen kann im Handumdrehen, schnell und mit großer Zeitersparnis erledigt werden.
• Diejenigen, die diese Software nutzen, müssen sich nicht mehr mit dem Verwaltungsaufwand für die Rechnungsstellung herumschlagen. Die Rechnungsstellung wird nicht mehr aufgeschoben, was die Finanzlage verbessert. 
• Die Rechnungen landen in einem digitalen Archiv, das schnell zugänglich und gut geordnet ist.
• Wer sich für eine internetbasierte Software in der Cloud entscheidet, spart viel Zeit und Geld, weil die technischen Aspekte vom Anbieter übernommen werden. Der Anbieter erstellt Backups, sorgt für den Virenschutz und organisiert eventuelle Upgrades.

4. Welche Funktionen bietet ein gutes Fakturierungsprogramm?

Fakturierungsprogramme bieten zumeist eine ähnliche Grundfunktionalität, unterscheiden sich aber in der Art der Nutzung.

Die Möglichkeit, Rechnungsvorlagen zu erstellen, die dem Stil Ihres Unternehmens entsprechen, z. B. in Bezug auf die Verwendung von Farben und Logos, ist sehr nützlich. Dies kann sehr einfach geschehen, da der Lieferant in der Regel bereits einen Standard vorschlägt. Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie kein eigenes Design entwerfen und können sofort Rechnungen erstellen. Gleich zu Beginn fragt die Software nach den gesetzlich vorgeschriebenen Informationen wie Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ihrem Firmennamen und Ihrer Adresse, Ihrer Bankleitzahl usw.

So kann jeder Anwender sofort mit der zentralen Funktionalität einer Rechnungssoftware beginnen: der Rechnungsstellung.

4.1. Grundfunktion: Rechnung stellen

Bei jeder Rechnung werden die gesetzlich vorgeschriebenen Daten wie Kundeninformationen, Rechnungsdatum und andere sofort auf die Rechnung gedruckt. Der Computer übernimmt einen Großteil der Arbeit:

• Nummerierung der Rechnung,
• Berechnung der Mehrwertsteuer,
• Summierung der Rechnungsbestandteile,
• (Wieder-)Verwendung von zuvor gespeicherten Kunden- und Artikelinformationen.

Weniger Arbeit und kein Risiko von Tippfehlern. Besonders nützlich für die Rechnungsnummerierung. Die Rechnungsnummer: muss fortlaufend sein, wobei jede einzelne Nummer nur einmal verwendet werden darf.

4.2. Weitergehende Funktionen

• Kunderverwaltung integriert
• Es können Angebote erstellt werden
• Es können Auftragsbestätigungen erstellt werden
• Aus einem Angebot wird per Knopfdruck eine Rechnung
• Es können Gutschriften bzw. Stornorechnungen erstellt werden
• Mahnwesen ist integriert (Erstellung von Zahlungserinnerung bis letzte Mahnung)
• Sicheres Hosting der Software
• GOBD-Zertifizierung (die Software entspricht der ordnungsmäßigen Buchführung)

4.3. Nutzerfreundlichkeits-Funktionen

• Programm ist intuitiv bedienbar
• Rechnungsversand per E-Mail und Post
• Rechnungslayout ist individuell anpasspar
• Es gibt eine mobile App
• (Teil-)automatischer Abgleich mit Bankkonto, ob Rechnung bezahlt
• Das Programm erstellt selbst die Buchhaltung/Steuererklärung bzw. arbeitet mit einem Steuerprogramm zusammen und/oder exportiert zum Steuerberater ( DATEV- oder Steuerberater-Export)
• Das Programm sichert die Daten automatisch in der Cloud
• Gibt es ein deutschsprachiges Handbuch

4.4. Features für Spezialfälle (nach Bedarf)

• (MobileI) Zeiterfassung für Kundenaufträge
• Wiederkehrende bzw. Abo-Rechnungen können erstellt und verwaltet werden
• Das Programm kann mit Fremdwährungen umgehen
• Es können Lieferscheine erstellt werden
• Das System kann  e-Rechnung und eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen
• Kann eine Abschlagsrechnung erstellen
• Datev-Schnittstelle
• Der Steuerberater kann auf das Programm zugreifen (Cloud-basiert)
• Schnittstellen oder Erweiterungen zu Onlineshop-Systemen und zu Online-Marktplätzen
• Erweiterungen für stationäre Händler wie Kassensysteme oder Schnittstellen zu Kassensystemen
• Zusammenarbeit mti CRM oder Projektsoftware, wenn damit viel im Unternehmen gearbeitet wird

4.5. Welches Feature fehlt hier?

5. Speichern Sie die Daten des Rechnungsempfängers

Eine Grundvoraussetzung für ein gutes Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen ist die Erstellung und Verwaltung einer Kunden- und einer Kundendatenbank. Dies bildet eine hervorragende Grundlage für die schnelle und einfache Wiederverwendung von Informationen. Ein neuer Kunde kann dann einfach in der Datenbank registriert werden, um ihn später auf zukünftigen Rechnungen, aber auch auf Angeboten und z.B. Lieferscheinen zu verwenden.

Das spart viel Zeit und Arbeit, denn statt die Daten für jedes Dokument immer wieder neu einzugeben, sorgt die Software dafür, dass die richtigen Daten auf dem richtigen Dokument landen. Schnell und in der gewünschten Form. Dies ist eine lohnende Arbeitserleichterung, da viel manuelle Arbeit entfällt.

Damit die Rechnung vollständig ist, müssen die Angaben zum Produkt oder zur Dienstleistung angegeben werden. Auch hier erleichtert ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen die Arbeit mit Hilfe einer Produktdatenbank. Sie funktioniert wie die Kundendatenbank: Artikel und sogar Teile von Artikeln werden separat mit einer entsprechenden Beschreibung und Referenz erfasst. Die Fakturierungssoftware verwendet diese dann immer wieder als Teil der Rechnungen. Das spart wieder eine Menge Tipparbeit und es gibt keine falschen Beschreibungen mehr.

6. Berechnung des Rechnungsbetrags

Eine wichtige Information ist der Rechnungsbetrag. Es reicht jedoch nicht aus, den Bruttobetrag am Ende der Rechnung anzugeben. Der Gesetzgeber verlangt die Angabe

• des Nettobetrags,
• des Bruttobetrags,
• des Mehrwertsteuersatzes und
• des Mehrwertsteuerbetrags.

Die richtige Auswahl vorausgesetzt, übernimmt die Fakturierungssoftware auch diese Aufgabe. Die manuelle Berechnung mit allen Risiken von Fehlern entfällt. Einfach, schnell und sicher!

Selbst für kleine Unternehmen, die nach einem vereinfachten System mit geringeren Mehrwertsteueranforderungen fakturieren dürfen, ist ein angemessenes Fakturierungsprogramm für Selbstständige von Vorteil. Die Wiederverwendung der Daten in den Kunden- und Artikeldateien bleibt erhalten, automatische Kalkulation, sachgerechte Anordnung der Daten und vieles mehr.

7. Wie wählt man die richtige Rechnungssoftware?

Das Angebot auf dem Markt umfasst sowohl Basisversionen als auch gut ausgestattete Produkte. Es ist vor allem wichtig, bei der breiten Palette auf Qualität zu achten.

Einige Produkte bieten nur grundlegende Funktionen, während andere viele nützliche Zusatzfunktionen wie

• die Erstellung von Kostenvoranschlägen,
• Lieferscheinen,
• die Verfolgung von Zahlungen,
• elektronische Zahlungen und sogar
• die Überwachung von Lagerbeständen

bieten. Als selbständiger Kleinunternehmer sollten Sie immer Ihre eigenen Bedürfnisse im Auge behalten: Schließlich sollen solche Rechnungsprogramme Ihre Verwaltungsarbeit vereinfachen. Achten Sie daher auf die folgenden Aspekte:

• Benutzerfreundlichkeit
  Achten Sie auf Programme, die für große Unternehmen arbeiten, denn sie sind fast immer zu schwerfällig (und teuer) mit zu vielen verschiedenen Bildschirmen und Verfahren. Verbindungen zu anderen Anwendungen, wie z. B. ERP, mögen zwar beeindruckend klingen, sind aber für einen Selbstständigen nicht notwendig und verkomplizieren den Betrieb nur.
• Unterstützung
  Sie können sich an den Anbieter wenden, wenn Sie Hilfe benötigen. Dies muss nicht unbedingt über teure Wartungsverträge geschehen, im Gegenteil. Schnelle Unterstützung per E-Mail ist oft effektiver als ein verstaubter Helpdesk und sollte ohne zusätzliche Kosten zum Service gehören.
• Kompatibilität
  Stellen Sie sicher, dass die Rechnungssoftware problemlos mit anderen Programmen und Computern kommunizieren kann. Zum Beispiel die digitale Weiterleitung von Rechnungen und anderen Dokumenten, die Anbindung an das Format des Buchhalters, die Möglichkeit, die Bankverbindung aufzubauen und Zahlungen automatisch abzurufen und zu bearbeiten.

7.1. Bekannte Anbieter

• sevDesk Buchhaltung
• lexoffice XL
• Fastbill Pro
• Billomat Business
• Papierkram Pro+
• Wiso Mein Büro
• orgaMax
• Collmex
• Zervant
• Invoiz
• Comarch

8. Zusammenfassung

Ein Rechnungsstellungsprogramm für kleine Unternehmen ist eine gute Möglichkeit, die interne Verwaltung zu erleichtern. Die Software unterstützt die korrekte Anwendung der gesetzlichen Vorschriften, auch derjenigen für die Sonderregelung für Kleinunternehmen. Nicht alle, aber einige Rechnungsstellungsprogramme bieten ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit. Wählen Sie auf jeden Fall ein Produkt, das die zuvor registrierten Daten über Kunden-, Lieferanten- und Artikeldatenbanken so weit wie möglich wiederverwendet. Wenn die Software ihren Zweck erfüllen soll, ist eine klare, übersichtliche Struktur unerlässlich. Nur so ist es möglich, sich schnell mit dem Rechnungsprogramm vertraut zu machen und es in vollem Umfang zu nutzen. Vorausgesetzt, dass auch kostenloser Support und Dokumentation zur Verfügung stehen, bieten solche Produkte eine große Zeitersparnis zu geringen Kosten.

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