Steuererklärung Schritt für Schritt selber machen (für Arbeitnehmer)

Ganz ehrlich: Die Steuererklärung gehört für viele in dieselbe Schublade wie Zahnarztbesuche oder Umzüge – man macht es ungern, weiß aber, dass es sich am Ende lohnt. Dabei ist die Prozedur mit ein wenig Vorbereitung halb so wild. Dieser Artikel führt Sie mit einer Portion Gelassenheit und ohne Fachchinesisch Schritt für Schritt durch den Steuerdschungel – damit Sie wissen, worauf es ankommt, was Sie absetzen können und wie Sie sich möglicherweise eine schöne Rückzahlung sichern.

Ob klassisch auf Papier, über das ELSTER-Portal oder mithilfe einer App – es gibt viele Wege zur erfolgreichen Steuererklärung. Hier erfahren Sie, wie Sie sich optimal vorbereiten und worauf Sie achten sollten.

Pflicht oder Kür? Wer muss überhaupt eine Steuererklärung abgeben?

Die Abgabe einer Steuererklärung ist in bestimmten Fällen verpflichtend – etwa wenn:

• Nebeneinkünfte über 410 € im Jahr erzielt wurden (z. B. aus Vermietung oder freiberuflicher Tätigkeit),
• mehr als ein Arbeitgeber im selben Jahr Lohn gezahlt hat,
• Lohnersatzleistungen wie Elterngeld, Arbeitslosengeld oder Krankengeld über 410 € bezogen wurden,
• Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte eingetragen wurden,
• oder wenn bei verheirateten Paaren das sogenannte Faktorverfahren genutzt wurde.

Wer hingegen nur ein Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit bezieht und keine weiteren steuerrelevanten Besonderheiten vorliegen, kann selbst entscheiden, ob eine Steuererklärung abgegeben wird – lohnt sich aber in vielen Fällen.

Schritt für Schritt: Eine Checkliste für den Ablauf

Ein klar strukturierter Ablauf hilft dabei, den Überblick zu behalten. Diese Checkliste gibt eine einfache Orientierung für das schrittweise Vorgehen:

1. Unterlagen sammeln: Lohnsteuerbescheinigung, Steuer-ID, IBAN, Belege und Nachweise.
2. Art der Abgabe wählen: Papierform, ELSTER oder Steuer-App.
3. Persönliche Daten eintragen: Mantelbogen ausfüllen.
4. Anlage N ausfüllen: Einkünfte und Werbungskosten eintragen.
5. Weitere Anlagen prüfen: z. B. Anlage Kind, KAP, Vorsorgeaufwand.
6. Belege anhängen: falls erforderlich (z. B. bei außergewöhnlichen Belastungen).
7. Unterschrift nicht vergessen: bei Papierabgabe.
8. Einreichen: ans Finanzamt senden oder digital übermitteln.
9. Steuerbescheid prüfen: bei Unstimmigkeiten ggf. Einspruch einlegen.

Diese Schritt-für-Schritt-Logik gibt insbesondere Einsteigern eine klare Orientierung und stärkt das Vertrauen, keine wichtigen Punkte zu übersehen. Nach dieser Übersicht gehen wir ins Detail.

Gut gerüstet: Welche Unterlagen Sie brauchen

Bevor Sie loslegen, sollten Sie einige Dokumente bereithalten – so sparen Sie sich späteres Suchen und Nachreichen:

• Ihre Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): Diese persönliche Nummer begleitet Sie ein Leben lang. Falls Sie sie gerade nicht zur Hand haben, können Sie sie ganz einfach beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) online anfordern.
• Ihre Steuernummer.
• Die Lohnsteuerbescheinigung Ihres Arbeitgebers, die Sie am Ende des Jahres automatisch erhalten.
• Ihre aktuelle IBAN, damit das Finanzamt mögliche Erstattungen direkt überweisen kann.
• Belege für Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen möchten – dazu zählen vor allem Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen.
• Für die Abrechnung vom Homeoffice: Abrechnungen der Versorger vom Haus, Höhe der angefallenen Kreditkosten (die Zinszahlungen) sowie die Größe vom Arbeitszimmer

Tipp aus der Praxis: Legen Sie sich einen Ordner oder eine digitale Ablage an, in der Sie das ganze Jahr über alle relevanten Quittungen, Rechnungen und Nachweise sammeln. Das erleichtert Ihnen später vieles.

Was lässt sich absetzen? Werbungskosten, Sonderausgaben & Co.

Ein zentrales Ziel der Steuererklärung ist es, möglichst viele absetzbare Posten geltend zu machen – denn dadurch senken Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen.

Zu den typischen Werbungskosten zählen:

• Beruflich bedingte Fahrtkosten (z. B. die Monatskarte für den ÖPNV oder Kilometergeld bei Fahrten mit dem eigenen Auto)
• Arbeitsmittel wie Computer, Fachliteratur, Büromaterial
• Fortbildungen und Seminare
• Kosten für eigene Fortbildung
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Kosten eines berufsbedingten Umzugs
• Berufliche Reisekosten

Recherchieren Sie gründlich, was Sie absetzen können: insbesondere Anfänger übersehen oft wichtige Posten.

Video: Was sind alles Werbungskosten und wie setze ich diese ab?

Länge: 7 Minuten

Youtube-Video

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Auch Sonderausgaben können angesetzt werden, darunter:

• Spenden
• Beiträge zur Altersvorsorge (z. B. Riester- oder Rürup-Rente)
• Ggf. Unterhaltszahlungen
• Kirchensteuer
• Lebensversicherung
• Rentenversicherung
• Spenden
• Unfallversicherung
• Haftpflichtversicherung
• Kranken- und Pflegeversicherung 

Denken Sie auch an außergewöhnliche Belastungen wie hohe Krankheitskosten (wenn diese eine bestimmte – einkommensabhängige – Höhe überschreiten) oder ein berufsbedingter Umzug. Viele Steuerzahlerinnen und Steuerzahler übersehen gerade beim ersten Mal Potenzial für Rückzahlungen – gründliches Nachlesen und der Blick in die Software-Hinweise oder Ratgeber können bares Geld wert sein.

Bewahren Sie zudem alle Belege und Rechnungen im Laufe des Jahres auf, um sie mit der Steuererklärung einzureichen.

So füllen Sie die Steuererklärung aus – analog oder digital

Wer es klassisch mag, kann sich die Papierformulare direkt beim örtlichen Finanzamt abholen oder auf der ELSTER-Webseite herunterladen und ausdrucken.

Im sogenannten Mantelbogen tragen Sie Ihre persönlichen Angaben ein – also Name, Adresse, Steuer-ID und Bankverbindung. Hier listen Sie auch Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Pauschalen auf.

Besonders wichtig ist die Anlage N, wenn Sie nicht selbstständig, sondern angestellt arbeiten. Dort gehören:

• Ihre Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit (einfach von der Lohnsteuerbescheinigung übernehmen)
• Werbungskosten wie Fahrtkosten, Fachliteratur oder Arbeitskleidung
• Informationen zu Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld, Krankengeld oder Kurzarbeitergeld

Je nach individueller Situation kommen noch weitere Anlagen in Betracht:

• Anlage Kind: bei Kindern im Haushalt
• Anlage KAP: für Einkünfte aus Kapitalvermögen (z. B. Zinsen, Dividenden)
• Anlage Vorsorgeaufwand: für Beiträge zur Altersvorsorge
• Anlage R: bei Renteneinkünften

Vergessen Sie nicht, alle Formulare am Ende zu unterschreiben – das wird gerne übersehen und kann zu unnötigen Verzögerungen führen.

Abgabe der Steuererklärung – Ihre Optionen

Wenn alles ausgefüllt ist, stehen Ihnen verschiedene Wege zur Abgabe offen:

1. Persönlich oder per Post beim Finanzamt einreichen – einfach, aber nicht gerade die schnellste Variante.
2. Online mit ELSTER: Das offizielle Portal der Finanzverwaltung bietet zwei Möglichkeiten:
   • Ohne Zertifikat: Sie füllen die Formulare online aus, drucken eine Kurzversion aus und schicken diese unterschrieben ans Finanzamt.
   • Mit Zertifikat: Sie registrieren sich auf elster.de, erhalten eine digitale Zertifikatsdatei und können Ihre Erklärung vollständig online abgeben – schnell, sicher und ohne Papierkram.

Einmal eingerichtet, bleibt Ihr Zertifikat dauerhaft gültig. Nur beim ersten Mal kann der Registrierungsprozess ein paar Tage in Anspruch nehmen.

Vorgehen bei Elster

Im ersten Schritt muss man sich auf www.elster.de ein Benutzerkonto einrichten. Danach kann man auch schon loslegen. Das folgende Video führt Schritt für Schritt durch den Vorgang:

Video: Elster-Online-Steuererklärung Schritt für Schritt

Länge: 12 Minuten

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3. Steuer-Apps oder Steuer-Software: Diese Programme sind vor allem für Einsteiger goldwert. Sie nehmen Sie an die Hand, erklären Fachbegriffe in einfacher Sprache und zeigen Ihnen oft schon während der Eingabe, wie hoch die Erstattung ausfallen könnte. Bekannte Anbieter wie WISO Steuer, Smartsteuer oder Taxfix bieten moderne Oberflächen und verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Nun heißt es zunächst einmal abwarten. Die Bearbeitung durch einen Sachbearbeiter kann mehrere Wochen dauern.

Leserumfrage: Wie machen Sie Ihre Steuererklärung?

Wann muss die Steuererklärung abgegeben werden? – Fristen im Blick behalten

Nicht jeder ist verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben – wer jedoch zur Abgabe verpflichtet ist, sollte die gesetzlichen Fristen genau kennen. Für das Steuerjahr 2024 endet die reguläre Abgabefrist am 2. September 2025 (da der 31. Juli auf einen Donnerstag fällt und die Bearbeitung beim Finanzamt etwas Spielraum erhält).

Wer die Steuererklärung freiwillig abgibt – etwa in der Hoffnung auf eine Rückzahlung – hat dazu vier Jahre Zeit. Für das Steuerjahr 2021 ist also zum Beispiel am 31. Dezember 2025 Schluss. Danach verfällt der Anspruch auf eine mögliche Rückerstattung.

Wenn der Steuerbescheid kommt: Prüfen nicht vergessen

Nach ein paar Wochen trudelt dann meist der Steuerbescheid ein – entweder per Post oder, bei digitaler Abgabe, im ELSTER-Postfach. Und jetzt heißt es: kontrollieren!

• Entspricht der Betrag Ihrer erwarteten Rückzahlung?
• Wurden alle angegebenen Kosten und Freibeträge berücksichtigt?
• Gibt es auffällige Abweichungen?

Falls etwas nicht stimmt, haben Sie vier Wochen Zeit, um Einspruch einzulegen. In vielen Fällen lässt sich mit einem kurzen Brief oder einem zusätzlichen Beleg noch etwas klären oder korrigieren. Das Finanzamt sendet Ihnen dann einen korrigierten Bescheid.

Was tun, wenn das Geld nicht sofort kommt? – Bearbeitungszeit und Rückfragen

Die Bearbeitungsdauer einer Steuererklärung variiert je nach Bundesland und Auslastung des Finanzamts. In der Regel beträgt sie zwischen 4 und 12 Wochen. Wer nach längerer Wartezeit noch keinen Bescheid erhalten hat, kann beim zuständigen Finanzamt telefonisch nachfragen.

Wird nachträglich um Belege gebeten, verzögert sich der Ablauf entsprechend. Es empfiehlt sich, häufig angeforderte Unterlagen (z. B. Spendenquittungen oder Nachweise für Werbungskosten) direkt mitzuschicken oder digital zu übermitteln.

Was kostet eine Steuererklärung? – Ein kurzer Überblick über mögliche Ausgaben

Die Steuererklärung selbst ist kostenlos – wer jedoch Hilfe in Anspruch nimmt, sollte mit gewissen Kosten rechnen:

• Steuer-Apps oder Software: Je nach Anbieter und Umfang zwischen 20 und 40 € pro Steuerjahr.
• Lohnsteuerhilfevereine: Beitrag abhängig vom Einkommen, oft zwischen 50 und 300 € pro Jahr.
• Steuerberater: Abrechnung nach der Steuerberatervergütungsverordnung, je nach Komplexität meist ab etwa 150 € aufwärts.

Bei einfachen Verhältnissen reicht oft schon eine App oder Software völlig aus. Wer jedoch Einkünfte aus mehreren Quellen, eine Selbstständigkeit oder Vermietung hat, ist mit professioneller Beratung besser aufgehoben.

Letzter Tipp: Steuererklärung gemeinsam mit dem Partner abgeben

Verheiratete oder verpartnerte Personen können zwischen Einzelveranlagung und gemeinsamer Veranlagung wählen. In vielen Fällen ist die Zusammenveranlagung günstiger, weil sie das sogenannte Ehegattensplitting nutzt. Das kann vor allem dann zu Steuervorteilen führen, wenn ein Partner deutlich mehr verdient als der andere.

Die Entscheidung kann jährlich neu getroffen werden – ein Vergleich der Varianten ist empfehlenswert.

Fazit: Der Aufwand lohnt sich fast immer

Auch wenn die Steuererklärung nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen zählt: Mit etwas Vorbereitung und einem systematischen Vorgehen kommen Sie schnell ans Ziel – und oft auch zu einer unerwarteten Rückzahlung. Ob Sie die Sache lieber selbst in die Hand nehmen oder sich von einer Software durch den Dschungel führen lassen: Es zahlt sich aus, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Und wer weiß – vielleicht gehört auch Ihre Steuererklärung bald in die Kategorie „gar nicht so schlimm, wie gedacht“.

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Verblüffende Fakten zum Thema Steuererklärung

1. Finanzamt bevorzugt keine Schriftart – aber eine gut lesbare Handschrift. Wer seine Erklärung per Hand ausfüllt, sollte leserlich schreiben – Kalligrafie ist kein Muss, aber „Arztkrakeln“ kann zur Rückfrage führen.
2. Deutschland hat über 500 verschiedene Steuerformulare. Keine Sorge – die allermeisten brauchen Sie nie. Für Arbeitnehmer reicht meist eine Handvoll Anlagen.
3. Auch ein Bewerbungsschreiben kann steuerlich absetzbar sein. Inklusive Porto, Bewerbungsfoto und sogar Anfahrtskosten zum Vorstellungsgespräch.
4. Tierbetreuungskosten (z. B. für Hundesitter) können unter haushaltsnahen Dienstleistungen abgesetzt werden. Voraussetzung: Sie erhalten eine Rechnung und bezahlen per Überweisung.
5. Steuerberater dürfen Trinkgeld annehmen – aber nicht in bar abrechnen. Diese kleine Gesetzeslücke hat schon für Kopfschütteln gesorgt.
6. Ein falsch gesetztes Kreuz kann Hunderte Euro Unterschied machen. Wer z. B. versehentlich „Einzelveranlagung“ statt „Zusammenveranlagung“ ankreuzt, verschenkt oft bares Geld.
7. In Frankreich kann man seine Steuererklärung auch per Telefon machen. In Deutschland wäre das undenkbar – hier herrscht Ordnung im Formularwesen.

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