Bestandteile der Lohnabrechnung & Gehaltsabrechnung einfach erklärt

Der Arbeitgeber muss die Versicherungspflicht des Mitarbeiters prüfen und ihn bei der jeweiligen Krankenkasse durch seine Buchhaltung anmelden oder abmelden. Diese Anmeldung hat mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfolgen, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag.

Bei der Beendigung eines versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis muss die Krankenkasse mit der letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, über das Ende der Beschäftigung informiert werden.

Für Mitarbeiter, die bislang keine Versicherungsnummer haben, muss diese bei der jeweiligen Krankenkasse beantragt werden. Unternehmen die eine Betriebsnummer haben, können auch an automatisierten Meldeverfahren zur Sozialversicherung teilnehmen.

Steuerliche Abgaben müssen an das Finanzamt gesendet werden:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Solidaritätszuschlag

Sozialabgaben müssen an die Krankenkasse des Arbeitnehmers gesendet werden: 

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Wie hoch die steuerlichen Abzüge genau ausfallen, hängt prinzipiell von der Höhe des Bruttoeinkommens ab. Konkret spielt bei der Lohnsteuer neben der Einkommenshöhe auch die Steuerklasse eine Rolle, die Höhe der Lohnsteuer liegt zwischen 15 und 45%. Der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer richten sich dann nach der Lohnsteuer. Beim Soli wurde lange Zeit ein Anteil von 3,5% verlangt, für die meisten Menschen fällt diese Abgabe jedoch mittlerweile weg. Die Kirchsteuer beträgt in der Regel 8-9% der Lohnsteuer. 

Bei den Sozialabgaben werden je 50% von Arbeitgeber (AG) und Arbeitnehmer (AN) getragen und machen einen festen Prozentsatz des Bruttogehalts aus. Wie hoch die Sozialabgaben im Jahr 2024 durchschnittlich ausfallen, zeigt die folgende Tabelle.

Überblick zu den Lohnsteuerklassen 1-6, Stand März 2024: 

Als Arbeitnehmer haben Sie keine Pflicht, Ihre Lohnabrechnungen bzw. Lohnunterlagen aufzubewahren. Es ist jedoch empfehlenswert, denn diese können im Zweifelsfall als Nachweis Ihrer Arbeitsleistung herangezogen werden. Dies spielt besonders bei der Rentenversicherung eine Rolle. Zwar werden die Daten auch bei Ihrem Rentenversicherungsträger gespeichert, doch indem Sie Ihre Lohnabrechnungen aufheben, gehen Sie hier auf Nummer sicher.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Lohnunterlagen, genauer gesagt steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente, bis zu einer gewissen Frist aufzubewahren:

• Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, z. B. bei Entgeltabrechnungen oder Belegen für Lohnsteuerabzug: 6 Jahre (bei Dokumenten mit Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung: 10 Jahre)
• Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen, z. B. Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern: 10 Jahre (bei Dokumenten mit Ansprüchen auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge: 30 Jahre)

Typische Fehler bei der Lohnabrechnung, die Sie als Arbeitgeber verhindern sollten: 

• zu viel einbehaltene Lohnsteuer
• zu viel gezahlte Sozialabgaben
• zu wenig gezahlte Sozialversicherungsbeiträge

Grundsätzlich können Fehler bei der Berechnung innerhalb von 3 Monaten rückwirkend korrigiert werden. Vergessen Sie jedoch (wiederholt), fällige Beitrage innerhalb der Fristen an Behörden oder Ämter zu zahlen, können hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren drohen. 

Korrekturen sind so oder so immer mit viel Aufwand verbunden. Erstellen Sie die Lohnabrechnungen also immer mit besonderer Sorgfalt, um sich Ärger im Nachhinein zu sparen. 

Grundsätzlich erwarten die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine monatliche Abrechnung, auch wenn diese gesetzlich nicht verpflichtend ist. Auch eine jährliche Abrechnung ist z. B. erlaubt, wenn der monatliche Auszahlungsbetrag und weitere Parameter das Jahr über gleich bleiben.

Falls Sie sich gegen eine monatliche Abrechnung entscheiden sollten, empfiehlt es sich jedoch, die Arbeitnehmer darüber von Anfang an in Kenntnis zu setzen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. 

Typischerweise erhalten Arbeitnehmer ihre Lohnabrechnung etwa zeitgleich mit der Überweisung des Arbeitsentgeltes d. h. wenige Tage davor oder danach. Eine gesetzliche Frist gibt es jedoch nicht, da der Arbeitgeber grundsätzlich nicht zum Erstellen von Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen verpflichtet ist, solange sich bestimmte Werte seit der letzten Abrechnung nicht verändert haben. 

Ja, auch Mini-Jobber und andere Beschäftigte auf Stundenbasis müssen eine Lohnabrechnung ausgestellt bekommen. In der Regel muss diese sogar jeden Monat ausgestellt werden, da durch die Abrechnung nach Stunden Parameter wie Lohn und Arbeitsstunden häufig monatlich variieren.  

Die Lohnabrechnung sollte von Arbeitnehmern immer auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit überprüft werden, besonders zu Beginn eines neuen Jahres, da sich dann besonders häufig Fehler einschleichen. Auf folgende Dinge sollten Sie besonders achten:

• Ist meine Lohnsteuerklasse (noch) korrekt? 
• Stimmen meine Freibeträge? Diese werden nämlich nicht pauschal aus dem Vorjahr übernommen. 
• Stimmt der Kinderfreibetrag noch?
• Zahle ich (fälschlicherweise) Kirchensteuer?
• Wie viel zahle ich an meine Krankenkasse? Lohnt sich ein Wechsel?