lohnabrechnung bestandteile 564

Noch immer hoch-komplex

Bestandteile der Lohnabrechnung in Deutschland verständlich erklärt

Deutschland ist in Sachen komplexe Lohnabrechnungen Vizeweltmeister. Nur Italien hat im weltweiten Vergleich ein noch komplexeres Lohnabrechnungssystem, so besagt es zumindest eine aktuelle Untersuchung. Insbesondere viele Kleinunternehmen trauen sich die Aufgabe der Lohnabrechnungen nicht zu und beauftragen Steuerberater mit dieser Tätigkeit. Die Bedenken sind dabei durchaus berechtigt, belegte Deutschland doch schon im Jahr 2014 den zweiten Platz in Bezug auf die Komplexität der Lohnabrechnung. In einem internationalen Vergleich wurde sichtbar, dass es in kaum einem anderen Land der Welt ein dermaßen komplexes Lohnabrechnungssystem gibt. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, desto mehr Aufwand benötigt die Lohnabrechnung im Allgemeinen. 

Wir listen auf, welche Bestandteile der Lohnabrechnung verpflichtend sind und was diese bedeuten.

 
 

Inhalt

Punkt 1

Payroll Complexity Index 2014

Verantwortlich für die Untersuchung "Payroll Complexity Index" zeichnet sich die Nichtregierungsorganisation Human Recources. Das Ergebnis der Studie aus dem Jahr 2014 ist eindeutig: Bei 33 von 35 untersuchten Ländern gestaltet sich die Lohnabrechnung einfacher als hierzulande. Untersucht wurden innerhalb der Studie unter anderem der entstehende Aufwand für:

  • das verwalten von Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten,
  • den eigentlichen Prozess der Gehaltsabrechnung,
  • gesetzliche Meldungen und Erklärungen,
  • oder auch geografische Einflüsse auf die Lohnhöhe.

In Deutschland wird das aufwändige Lohnabrechnungssystem zudem durch ein komplexes Steuersystem verkompliziert. Heute, vier Jahre später hat sich daran wenig geändert. Was gibt es im Zusammenhang mit dem deutschen Lohnabrechnungssystem zu beachten?

Punkt 2

Zusammenstellung der Lohnabrechnung

Bei der Abrechnung von Löhnen und Gehältern müssen Arbeitgeber zahlreiche gesetzliche Vorgaben beim Erstellen der Entgeltabrechnung beachten. Diese sind in §108 der Gewerbeordnung festgelegt. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Abrechnung über die genaue Zusammensetzung des Lohns in verständlicher Form darzureichen.

Durch diese Abrechnung soll es dem Arbeitnehmer möglich sein, die exakte Zusammensetzung seines Lohns zu überprüfen.

Da die genaue Zusammensetzung äußerst komplex sein kann, sind in der Lohnabrechnung zahlreiche Informationen enthalten, die einen Überblick über alle relevanten Posten geben. Anmerkungen über den Abrechnungszeitraum, Art und Höhe von Zuschlägen oder Zulagen, sonstige Vergütungen, Angaben zu Abzügen, Vorschüssen und Abschlägen sind ebenso enthalten wie Basisdaten zu Mitarbeitern und Steueraspekte.

Die Punkte welche dabei eine Rolle spielen sind nachstehend aufgeführt. Zunächst einmal müssen die Basisdaten zum Betrieb / Unternehmen und den Mitarbeitern berücksichtigt werden. Dazu gehören:

  • Name und Adresse des Arbeitgebers
  • Name, Adresse und Geburtsdatum der Arbeitnehmer
  • Versicherungsnummer der Arbeitnehmer
  • Datum des Beschäftigungsbeginns und ggf. Beschäftigungsende
  • Abrechnungszeitraum und Anzahl der enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse, ggf. Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuer, Steuerfreibetrag, Steueridentifikationsnummer
  • Beitragsgruppenschlüssel und Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
  • Ggf. Beitragszuschlag für Kinderlose

Welche exakten Positionen müssen weiterhin seitens der Lohnbuchhaltung in der Entgeltbescheinung enthalten sein?

Entgelt (Bruttoeinkommen) minus:

  • Steuerabzüge
  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Sozialabgaben Arbeitnehmer (gesetzliche Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung)
  • Nettogehalt

Arbeitgeberanteil

  • Bruttogehalt (Bruttolohn)
  • Gesetzliche Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Insolvenzzulage
  • Umlageverfahren U1
  • Umlageverfahren U2
  • Summe

Weiterhin können Aspekte wie Fahrtkostenzuschlag, Dienstwagen oder weitere nicht monetäre Vergünstigungen relevant für die Berechnung von Steuer und Lohn sein.

Punkt 3

Bestandteile der Lohnabrechnung

Ein typisches Beispiel für die Berechnung einer Lohnabrechnung

Auch Entgeltabrechnung oder Entgeltbescheinigung genannt.

Laufende Bezüge (Gehalt bzw. Lohn inklusive Zuschläge: Wochenlohn, Monatslohn und Stundenlohn)
+ geldwerte Vorteile/Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
+ betriebliche Altersvorsorge (Leistungen des Arbeitgebers)

ergibt den Brutto- bzw. Gesamtbrutto - Verdienst

 

- Betriebliche Altersvorsorge (sozialversicherungsfreie Beträge)

Sozialversicherungsbrutto

(das beitragspflichtige Arbeitsentgelt)

- Steuerfreibeträge
- Betriebliche Altersvorsorge (steuerfreier Betrag, soweit nicht schon vom Sozialversicherungsbrutto abgezogen)

= Steuerbrutto (das steuerpflichtige Arbeitsentgelt)

 

- Lohnsteuer (je nach Steuerklasse)
- Kirchensteuer von der Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag von der Lohnsteuer
- Krankenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Rentenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Pflegeversicherung Arbeitnehmer-Anteil
- Beitragszuschlag Pflegeversicherung

= Nettoarbeitsentgelt

(nach Abzug der Steuern und Pflichtbeiträge bzw. Sozialversicherungsbeiträge vom Gesamtbrutto)

- Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
- Persönliche Abzüge (Pfändung, Arbeitgeberdarlehen)
+ Steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen

Auszahlungsbetrag

(= Überweisung an den Arbeitnehmer)

Fazit: Eine Menge Posten wollen berechnet werden, bis man weiss, was am Ende übrig bleibt.

 Punkt 4

Was gilt es weiterhin in diesem Zusammenhang noch zu berücksichtigen?

Der Arbeitgeber muss die Versicherungspflicht des Mitarbeiters prüfen und ihn bei der jeweiligen Krankenkasse durch seine Buchhaltung anmelden oder abmelden. Diese Anmeldung hat mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfolgen, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag.

Bei der Beendigung eines versicherungspflichtigem Beschäftigungsverhältnis muss diese mit der letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, über das Ende der Beschäftigung informiert werden.

Für Mitarbeiter, die bislang keine Versicherungsnummer haben, muss diese bei der jeweiligen Krankenkasse beantragt werden. Unternehmen die eine Betriebsnummer haben, können auch an automatisierten Meldeverfahren zur Sozialversicherung teilnehmen.

Punkt 5

Externe Hilfe ist durchaus sinnvoll / Alternative Software

Wie man sieht gestaltet sich eine Lohnabrechnung unter Umständen sehr komplex. Wenn man nun entweder keine Zeit für diese Aufwändige Zusammenstellung hat oder schlichtweg zu viele Mitarbeiter hat, gibt es auch Möglichkeiten die Lohnabrechnung von einem externen Unternehmen oder Steuerberater durchführen zu lassen. Ob sich das finanziell tatsächlich lohnt, muss immer im individuellen Fall entschieden werden. Für sehr viele Selbstständige und Gewerbetreibende ist es daher sinnvoll, sich an einen Experten in Sachen Lohnbuchhaltung zu wenden, wie etwa RBO online. Dadurch werden nicht nur fehlerhafte Lohnabrechnungen vermieden, sondern es kann auch eine immense Zeit eingespart werden, sodass man sich auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Eine günstigere Alternative zu einem Steuerberater sind zudem spezielle Lohnsoftwareprodukte. Diese helfen bei der Verarbeitung der Daten und sind meist vollständig kompatibel zu gängigen Buchhaltungsprogrammen. Diese Programme bieten sich zudem an, wenn man die Lohnabrechnung nicht mehr von einem Steuerberater durchführen lassen möchte und sich jedoch noch nicht ganz sicher ist, diese auch fehlerlos und gesetzeskonform auszustellen.

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