Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Arbeitgeber innerhalb der EU müssen sicherstellen, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen.

Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag verraten, wieso die Erfassung von Arbeitszeiten von einer derart großen Bedeutung besitzt, wie digitale Zeiterfassung funktioniert und welche Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten in einem Unternehmen existieren. ► Zeiterfassung: Wie ist die gesetzliche Regelung ► Möglichkeiten der Zeiterfassung ► Wie funktioniert digitale Zeiterfassung ► Viele Vorteile digitaler Zeiterfassung

1. Arbeitszeiterfassung - Wie ist die gesetzliche Regelung?

Laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs sind Arbeitgeber innerhalb der EU dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter zu dokumentieren. Denn Mitarbeiter, die regelmäßig die Ruhezeiten vernachlässigen, ausschließlich nachts arbeiten und etliche Überstunden ansammeln, tun der eigenen Gesundheit damit keinen Gefallen.

1.1. Was bedeutet das EuGH-Urteil in der Praxis?

Das EuGH-Urteil hat zur Folge, dass sämtliche Länder innerhalb der EU-Gesetze erlassen müssen, wodurch die Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, die Mitarbeiterarbeitszeiten objektiv und zuverlässig zu erfassen. Dabei können diese sich frei zwischen einer elektronischen Lösung oder einer Selbstaufschreibung entscheiden.

Um dies zu gewährleisten, sind sämtliche Mitgliedsstaaten innerhalb der EU dazu verpflichtet, die geltenden Gesetze dementsprechend anzupassen. Dieses Urteil wird im Zuge der Verhandlung zukünftiger Betriebsvereinbarungen dazu beitragen, die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken.

2. Verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung

Zur Erfassung der Arbeitszeiten stehen den Unternehmen innerhalb der EU verschiedene Möglichkeiten zur, von denen wir Ihnen die meistgenutzten einmal genauer vorstellen möchten.

2.1. Schriftlich

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen erfolgt die Zeiterfassung bis heute ganz klassisch mit Stift und Papier. Dabei tragen die Angestellten eines Unternehmens die eigenen Arbeitszeiten auf einen Stundenzettel und reichen diesen am Monatsende bei der Personalabteilung ein. Im Gegensatz zu einer digitalen Erfassung der Arbeitszeiten ist diese Methode allerdings ziemlich anfällig für Fehler, da die Angaben der Arbeitnehmer nur schwer genau überprüft werden können. 

2.2. Elektronisch bzw. digital

In vielen Unternehmen werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der heutigen Zeit mithilfe einer elektronischen Stempeluhr erfasst. Diese erinnert vom Prinzip an eine klassische Stempeluhr, mit dem Unterschied, dass diese auf einem Tablet oder einem anderen elektronischen Eingabegerät dargestellt wird.

Und in der heutigen Zeit kann die digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter sogar mithilfe einer mobilen Stempeluhr-App wie Papershift erfolgen. Diese App zur digitalen Arbeitszeiterfassung steht für sämtliche mobilen Geräte zum Download bereit und Sie können diese vor dem Kauf zunächst erst einmal für 14 Tage kostenlos testen, um sich von den Vorzügen der Papershift-App zu überzeugen.

3. Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?

Für die digitale Arbeitszeiterfassung stehen den Unternehmen in der heutigen Zeit eine ganze Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten zur Verfügung. Fünf dieser Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung möchten wir Ihnen im Folgenden einmal genauer vorstellen.

3.1. Automatisch via Dienstplan

Bei der automatischen Erfassung der Arbeitszeiten über einen Dienstplan werden die Stundenkonten der Mitarbeiter auf Basis eines zuvor erstellten Dienstplans gefüllt. Dabei werden zunächst in jeder Schicht Mitarbeiter eingeteilt und im Anschluss daran wird durch die Software automatisch eine Plan-Zeiterfassung erstellt. Nachdem eine Plan-Zeit absolviert wurde, wird diese dem jeweiligen Mitarbeiter als Ist-Zeit gutgeschrieben, wobei auch die Pausen verrechnet werden.

Auch wenn eine automatisch erstellte Zeiterfassung nachträglich verändert werden kann, ist diese Methode vergleichsweise unflexibel und sollte deshalb nur dann verwendet werden, wenn in einem Unternehmen die Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Wer die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter dagegen präzise und flexibel erfassen möchte, sollte dabei auf eine der folgenden Methoden vertrauen.

3.2. Mit der Browser-Stempeluhr

Eine Browser-Stempeluhr ermöglicht es den Mitarbeitern eines Unternehmens, sich durch einen einzigen Klick im Browser zur Arbeit an- oder abzumelden. Und hat man die An- oder Abmeldung einmal vergessen, können die Zeiten auch nachträglich erfasst werden.

Der Vorteil dieser Methode liegt in der sekundengenauen Erfassung der Zeiten sowie der direkten Synchronisation mit den Systemen des Unternehmens. Das trägt in hohem Maße zu einem geringeren Verwaltungsaufwand innerhalb des Unternehmens bei.

Allerdings wird für die Nutzung einer Browser-Stempeluhr ein Computer mitsamt einer aktiven Internetverbindung vorausgesetzt.

3.3. Über ein stationäres Terminal

Als stationäres Terminal können neben einem Tablet auch andere mobile Eingabegeräte verwendet werden. An diesem können die Mitarbeiter in der Folge die eigenen Arbeits- und Pausenzeiten erfassen. Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter wirklich selbst stempelt, können sich Unternehmen die Eingabe der Arbeitszeiten durch eine Unterschrift oder die Eingabe einer PIN verifizieren lassen.

Darüber hinaus können Unternehmen ganz nach Belieben eigene Regeln für das Stempeln definieren und sollte ein Mitarbeiter doch einmal vergessen auszustempeln, wird dies automatisch erledigt.

Nach der Eingabe der Arbeitszeiten werden diese direkt mit der Cloud synchronisiert und können von dem Unternehmen in der Folge in Echtzeit ausgewertet werden, was unter anderem die Erstellung von Abrechnungen erleichtert.

Und selbst sofern einmal keine Internetverbindung verfügbar ist, können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen und diese werden im Anschluss daran synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung aktiv ist. Dadurch zählt eine stationäre Stempeluhr zu den sichersten Möglichkeiten im Bereich der Zeiterfassung.

3.4. Im Single User Mode

Mithilfe des Single User Modes lässt sich jedes mobile Eingabegerät im Handumdrehen in eine mobile Stempeluhr verwandeln. Mit dem Single User Mode lassen sich die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter erfassen, was von Vorteil ist, wenn Unternehmen freie Mitarbeiter oder Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen. Und auch Mitarbeiter im Homeoffice können auf diese Weise die eigenen Arbeitszeiten erfassen, welche im Anschluss daran ebenfalls mit den Systemen des Arbeitgebers synchronisiert werden.

3.5. Über eine API

Unternehmen, die bereits ein Zeiterfassungssystem besitzen und zukünftig zur Papershift-App wechseln möchten, können die App dank einer Programmierschnittstelle in das bestehende System integrieren.

4. Vorteile digitaler Zeiterfassung

Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich, von denen wir die wichtigsten an dieser Stelle für Sie zusammengefasst haben.

4.1. Fairness

Zu Beginn der 2000er-Jahre war das Vertrauensarbeitszeitmodell hierzulande weit verbreitet. Dies hat allerdings häufig dazu geführt, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens weitaus mehr gearbeitet haben. Dies geschah zwar freiwillig, führte auf Dauer allerdings häufig zu körperlichen Beschwerden.

Durch eine digitale Erfassung der Arbeitszeiten wird dagegen gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter genau die Stunden gutgeschrieben bekommt, die dieser geleistet hat.

4.2. Transparenz

Durch den Einsatz einer digitalen Stechuhr können sämtliche Mitarbeiter in einem Unternehmen genau nachvollziehen, wie die eigenen Stunden zusammenkommen. Sämtliche An- und Abmeldungen können im Nachhinein jederzeit überprüft und auch Fehler lassen sich im Nachhinein gegebenenfalls noch korrigieren.

4.3. Rechtssicherheit

Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeits- und Pausenzeiten kann mithilfe einer App zur digitalen Zeiterfassung ganz einfach kontrolliert oder nachgewiesen werden. Denn seit 2019 sind die Arbeitnehmer in sämtlichen Mitgliedsstaaten der EU durch den Europäischen Gerichtshof gesetzlich dazu verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen.

Durch die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten dient Unternehmen zudem zur Einhaltung und dem Nachweis des Mindestlohngesetzes. Denn vor allem bei Mitarbeitern in Teilzeit kommt es häufig vor, dass nicht eingelöste Überstunden im Falle eines festen Gehalts zu einer Minderung des Stundenlohns führen, wodurch der betreffende Mitarbeiter unter dem Mindestlohn liegt. Doch bei der Verwendung einer digitalen Zeiterfassungssoftware wird das Unternehmen automatisch davor gewarnt, sofern Mitarbeiter in Teilzeit eine bestimmte Anzahl an Überstunden erreichen. Auf diese Weise sind sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber immer auf der sicheren Seite.

4.4. Zeitersparnis

Durch eine digitale Stempeluhr wird die Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen zum Kinderspiel. Denn während die Mitarbeiter Zeit bei dem Eintragen der eigenen Zeiten sparen, spart das Unternehmen eine Menge Zeit bei der Auswertung, ebenso wie die Personalabteilung, der die Erfassung der Arbeitszeiten bei der Erstellung von Lohnabrechnungen zugutekommt.

4.5. Digital

Papierberge in Form von Stundenzetteln gehören bei einer digitalen Zeiterfassung der Vergangenheit an. Denn auf diese Weise werden die erfassten Daten in Echtzeit zentral auf den Systemen des Unternehmens gespeichert und können in der Folge weiterverarbeitet werden.

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